Większość obecnie dostępnych biurowych urządzeń Xerox posiada wbudowaną funkcjonalność skanowania OCR. Oznacza to, że plikiem wynikowym skanowania może być "zwykły" pdf z tzw. warstwą tekstową. Możemy taką warstwę skopiować i wkleić do dowolnego edytora tekstu np. Worda. Dodatkową korzyścią (po indeksacji w systemie) jest możliwość przeszukiwania takich dokumentów po zawartości. Dzięki tej funkcjonalności nie musimy przepisywać do komputera dokumentów papierowych, umów itp. Nie ma ograniczeń czasowych ani ilości skanowanych dokumentów. Z funkcji tej korzystać może dowolna ilość użytkowników.