Metadane to ustrukturyzowane informacje zawarte m.in. w  papierowych dokumentach. Dokumenty oparte na tym samym szablonie (np.formularze, zlecenia itp) zawierają dane zmienne umieszczone w określonym miejscu na stronie (np. nr umowy, nazwa kontrahenta, data, kod paskowy itp.). W procesie skanowania dane te możemy wykorzystać m.in. do dynamicznego tworzenia struktury katalogów, nazw plików lub uruchamiania innych procesów automatyzujących zarządzanie dokumentami. W połączeniu z metadanymi systemowymi (np. data, czas, użytkownik), funkcjonalnością urządzeń Xerox oraz automatyczną indeksacją plików możemy stworzyć w pełni przeszukiwalny, uporządkowany system archiwizacji dokumentacji papierowej i elektronicznej.